Servicio de patrimonio documental e bibliográfico - Deputación de Pontevedra

Área de contido e estrutura

• Alcance e contido O libro de actas das sesións celebradas polo Pleno da Corporación ten a consideración de instrumento público solemne e recolle as actas celebradas, de forma manuscrita até 1982 e mecanicamente e en papel oficial desde esa data. Debe estar sempre foliado, encadernado e debidamente asinado, coas oportunas dilixencias de apertura e peche. > O Regulamento orgánico da Deputación regula polo miúdo o funcionamento do Pleno, a súa composición, réxime e desenvolvemento das sesións, confección das actas e outros elementos de interese. ESTRUTURA DAS ACTAS ADMINISTRATIVAS O termo acta fai referencia a diversos tipos de documentos de constancia que, coa denominación de actas cumpren fins e obxectos diferentes na administración ademais de ter diferente contido, por iso non é posible definir unha estrutura xenérica destes documentos que estará determinada pola natureza e contido de cada clase de acta. Con todo, as actas dos órganos colexiados constitúen unha categoría específica que presenta caracteres uniformes que permiten precisar a súa estrutura formal. A práctica administrativa considera que lle corresponde redactala ao secretario do órgano e, como moitos outros documentos, este pode dividirse en tres partes: encabezamento, corpo e pé da acta. O encabezamento da acta componse de varios elementos: > Título indicando o órgano colexiado do que se trata, o número da sesión e o seu carácter ordinario ou extraordinario. > Datos xerais entre os que se especifica o día e a hora da sesión, así como o lugar en que tivese lugar. > Indicación das persoas que asistisen, consignando o nome e apelidos, o cargo que ocupen dentro do órgano (presidente, vogal, secretario). A indicación acostuma colocarse na cabeceira da acta, lado esquerdo formando un recadro de forma que o texto fique remitido no encabezamento, ademais no mesmo texto da acta faise constar «coa asistencia dos señores que se citan á marxe». > Relación completa dos membros do órgano que non asistan á sesión indicando as mesmas circunstancias que no apartado asistentes. > Orde do día: Indicación de apartados da orde do día, fixados polo presidente, numerados correlativamente. O corpo documental recolle o relato do desenvolvemento da sesión ordenados en varias partes: > Os puntos principais da deliberación, facendo constar os que teñan importancia real en relación aos acordos que se adopten. Nalgúns casos recóllese unha transcrición extractada das deliberacións producidas ao longo da sesión, ordenándoas en apartados numerados que se refiran a cada un dos temas tratados. De calquera modo a redacción debe reflectir as intervencións e deliberacións identificando os membros participantes. > A forma e resultado da votación tendo en conta que existen varias formas posibles de votar (pública, secreta, verbalmente ou por escrito). > Contidos dos acordos consistente na expresión ordenada dos mesmos e polo xeral enuméranse de conformidade coa enumeración da orde do día reflectindo a deliberación correspondente a cada un deles e facendo constar o acordo sobre cada asunto. > Os votos contrarios ao acordo adoptado e os motivos que o xustifiquen así como as abstencións e os motivos que as xustifiquen e o sentido do seu voto favorable. Por último o Pé da acta, onde figura a sinatura e antefirma do secretario e o visado do Presidente. Hai que ter en conta que o secretario do órgano colexiado exerce funcións de fedatario en materia dos acordos tomados polo órgano en cuestión de maneira que a súa sinatura autentifica a acta xunto coa sinatura do presidente. Significa que o secretario ou funcionario que as expide e autoriza faino en exercicio do seu cargo e que a súa sinatura é auténtica. As actas apróbanse na mesma ou nunha sesión posterior e a aprobación das mesmas e o acto da súa aprobación supón tanto como a conformidade dos membros asistentes ao que se redactou. A xurisprudencia ten declarado que as actas dos órganos colexiados asinadas polo secretario co visto e prace do presidente deben aprobarse na mesma ou posterior sesión e que esta aprobación, responde a un control, da redacción da acta polo propio órgano colexiado, dando a súa aprobación cando reflicta con exactitude o acordado e os termos relevantes do debate e denegándoa en calquera outro caso. Por todo iso a aprobación da acta non debe supor ningunha resolución ou acordo senón limitarse a constatar que o documento reflicte adecuadamente o xa decidido con anterioridade. O libro de Actas ten a consideración de instrumento público solemne e deberá levar en todas as súas follas, debidamente foliadas, a rúbrica do presidente e o selo da corporación, engadindo que non serán válidos os acordos que non aparezan no libro de actas que reúna os requisitos legais. Deste xeito a incorporación ao libro de actas dos acordos que toman as corporacións locais teñen unha importancia fundamental, xa que dita incorporación é requisito de validez. O libro de actas tradicional, deberá estar foliado e encadernado, coa correspondente dilixencia de apertura asinada polo secretario na que se faga constar o número de folios e a data en que se inicia a transcrición dos acordos.

• Valoración, selección e eliminación Documentación de conservación permanente. ((AP-11) Serie revisada e avaliada, aprobada polo Consello de Avaliación Documental de Galicia. http://arquivosdegalicia.xunta.gal/export/sites/default/arquivos-de-galicia/content/recursos-profesionales/descargas/Txboa_001_Libro_actas_pleno_Deputacixn.pdf

• Novos ingresos Transferencia aos 4 anos. Deben conservarse polo Secretario dada a súa consulta permanente. Establécese un prazo de catro anos por ser este o período habitual en que exerce cada Corporación municipal. Por tanto iranse transferindo anualmente cando deixe de afectar directamente a nova Corporación constituída. Daquela transferiranse ao arquivo para a súa conservación definitiva.

• Organizació

  Cronolóxica

Área de condicións de acceso e utilización

• Condicións que rexen o acceso A sesións do Pleno e a documentación resultante das mesmas son públicas moitas veces gravadas, de libre acceso, e as súas actas publicadas e difundidas normalmente. Niso coincide a lexislación recente ou vixente na actualidade: > Lei 30/1992, de 26 de novembro, de Réxime Xurídico das Administracións Públicas e do Procedemento Administrativo Común (BOE nº 285, de 27 de novembro de 1992). Artigo 37. > Lei 39/2015, de 1 de outubro, do Procedemento Administrativo Común das Administracións Públicas > Lei 7/1985, de 2 de abril, Reguladora das Bases do Réxime Local (BOE nº 80, de 3 de abril de 1985). Artigo 70. > Real Decreto 2568/1986, de 28 de novembro, polo que se aproba o Regulamento de Organización, Funcionamento e Réxime Xurídico das Entidades Locais (BOE nº 305, de 22 de decembro de 1986). Artigo 207.

• Instrumentos de descrición Documentos dixitalizados na súa totalidade a nivel de acta de sesión, incluíndo na base de datos a transcrición das mesmas. Gravación sonoras e audiovisuais dos últimos anos. (Audiovisuais-Fondo ADP-Arquivo da Palabra)

Área de documentación

• Existencia e localización de copias Nalgúns anos hai gravacións sonoras dos Plenos. As actas poden consultarse tamén nos expedientes de sesións do Pleno. Desde a década dos oitenta do século XX hai copia informática das actas. Documentación dixitalizada na súa totalidade.

• Unidades de descrición relacionadas Gravacións sonoras do Pleno Dixitalización dos libros de actas: Tecnicamente o proceso de dixitalización realízase por sesións, habilitándose un cartafol para almacenar os documentos de cada unha delas. O conxunto de documentos dixitais resultantes custodiaranse nun xestor documental, a disposición dos usuarios. Microfilmación dos libros de actas Base da datos coa transcrición das actas: inxente esforzo que ao longo de anos se ven realizando no proceso de pasar a unha base de datos creada a tal fin todos os acordos tomados polos diferentes órganos, de tal xeito que se teñen tecleado e transcrito a práctica totalidade dos textos que se recollen nestes libros, permitindo unha localización rápida e áxil e o manexo da información de forma cómoda por usuarios e investigadores, restrinxíndose o acceso aos orixinais só a casos de especial interese. Esta base de datos conta con 105.029 rexistros Documentos informáticos coa transcrición das sesións dos Plenos

Área de notas

• Nota > Os libros de actas desde o 12.996-13.003 inclúen no mesmo libro as actas das sesións do Pleno e da Comisión Permanente do período 1836-1845 > Os libros de actas desde o 13.020 -13.025 inclúen no mesmo libro as actas das sesións do Pleno, da Comisión Permanente e da Comisión Asociada do período1877 -1882 > Os libros de actas desde o 13.026-13.045 inclúen no mesmo libro as actas das sesións do Pleno, Libro actas Comisión Permanente do período 1883 -1905 > O libro de actas 13.050 inclúe as actas das sesións do Pleno e da Comisión Xestora do período 1931,1938 (incluído na serie Libro de actas do Pleno) Extisten algúns baleiros cronolóxicos dos que non se conserva información algunha: > Período 1875-1876 (última sesión é do 06-11-1874, pasando a seguinte acta a transcribir a sesión do 16-02-1877) > Período 1901-1902 (última sesión data do 01-05-1900 retomándose a trascrición das actas na sesión do 01-09-1902)

Puntos de acceso

• Puntos de acceso de topónimos

• Nome dos puntos de acceso Deputación de Pontevedra. Secretaría Xeral (Tema) (Creador)

Área de control da descrición